Le funzioni nascoste di Gmail che usano in pochissimi
Apri le impostazioni che non guardi mai e scopri cinque strumenti già inclusi nel tuo account, tra un messaggio da richiamare al volo, la casella da svuotare e le mail che partono da sole all'ora giusta.
Gmail lo apriamo tutti i giorni e quasi nessuno entra mai nelle impostazioni. Eppure lì dentro ci sono cinque funzioni nascoste di Gmail che risolvono problemi concreti, dal messaggio partito per sbaglio alla casella intasata di promozioni. Si attivano in pochi secondi e non serve installare niente. Due però funzionano diversamente da come le racconta mezza internet.
Funzioni nascoste di Gmail, si parte dall’annullamento dell’invio
Quella finestrella che compare in basso dopo aver premuto Invia dura cinque secondi, ed è il tempo che Google ti dà di default per ripensarci. Pochissimo. Puoi portarla a trenta secondi andando nell’ingranaggio in alto a destra, poi Visualizza tutte le impostazioni, scheda Generali, voce Annulla invio. Da lì scegli tra cinque, dieci, venti e trenta secondi e salvi in fondo alla pagina.
Il meccanismo è semplice. Gmail non spedisce davvero il messaggio finché quel timer non scade, lo tiene in sospeso. Per questo la finestra è breve e per questo, una volta passata, non c’è più niente da fare. Se cerchi il modo di richiamare una mail letta ieri, la risposta onesta è che non esiste, né qui né altrove.
Fare piazza pulita tra le promozionali in un colpo solo
La seconda funzione non è un’impostazione ma un modo diverso di usare la barra di ricerca. Scrivendo category:promotions ti ritrovi davanti solo la pubblicità accumulata negli anni. In alternativa cerca unsubscribe e peschi tutte le newsletter a cui ti sei iscritto dimenticandotene. Da lì selezioni tutto, e Gmail ti propone di cancellare in blocco oppure di disiscriverti senza aprire un messaggio alla volta.
È il sistema più veloce per recuperare spazio sui quindici giga gratuiti condivisi con Drive e Foto. Google negli ultimi tempi sta lavorando parecchio sull’account, tanto che ha perfino aperto alla possibilità di cambiare indirizzo Gmail senza aprirne uno nuovo.
La modalità riservata è utile, ma non è una cassaforte
Quando scrivi un messaggio, nella barra in basso della finestra di composizione trovi l’icona del lucchetto con l’orologio. Attiva la modalità riservata, che ti fa impostare una scadenza dopo la quale il messaggio smette di essere leggibile e, volendo, un codice di verifica via SMS che il destinatario deve inserire per aprirlo. Chi riceve non può inoltrare, copiare, stampare né scaricare gli allegati.
Qui però serve una precisazione che nessuno fa mai. Quei blocchi valgono dentro l’interfaccia di Gmail, non nel mondo reale. Chiunque può fotografare lo schermo con il telefono, e la funzione non ha modo di impedirlo. Se il destinatario non usa Gmail riceve solo un link verso una pagina esterna, il che rende tutta la cosa meno elegante di quanto sembri. Consideralo uno strumento contro la disattenzione e l’inoltro automatico, non contro qualcuno in malafede.
Gmail offline funziona davvero, ma solo dal computer
Questa è la voce che gira online in versione sbagliata. La posta offline si attiva soltanto da browser Chrome su computer, aprendo mail.google.com, poi le impostazioni complete e la scheda Offline, dove spunti Attiva posta offline e scegli se sincronizzare sette, trenta o novanta giorni di messaggi. Da quel momento puoi leggere, cercare e scrivere anche senza connessione, e tutto parte appena torni online.
Sull’app per telefono quella voce non esiste e non la troverai mai, perché l’app tiene già in memoria i messaggi recenti per conto suo. Se hai visto una guida che ti mostra il menu Offline su uno schermo di smartphone, quella guida ha copiato male. Vale la pena controllarla comunque prima di un volo o di un viaggio in treno, dove serve sul serio.
Programmare l’invio per l’ora in cui verrà letto
L’ultima è la più sottovalutata. Accanto al pulsante Invia c’è una piccola freccia, e cliccandola compare Programma invio. Scegli data e ora, confermi, e il messaggio parte da solo anche a computer spento. Serve quando scrivi di notte e non vuoi sembrare uno che lavora alle tre, oppure quando prepari le comunicazioni del lunedì durante il weekend.
I messaggi in attesa finiscono in una cartella dedicata nella colonna di sinistra, dove puoi modificarli o annullarli fino al momento della partenza. Se ti interessano le novità dell’interfaccia, di recente anche indirizzi e contatti dentro Gmail sono diventati link cliccabili, un dettaglio piccolo che cambia parecchio l’uso quotidiano.
Se dovessi sceglierne solo due tra queste funzioni nascoste di Gmail da attivare stasera, prenderei l’annullamento a trenta secondi e l’invio programmato, perché sono le uniche due che lavorano per te senza che tu ci pensi più. Le altre tre chiedono di ricordarsene al momento giusto, e funzionano bene finché ti ricordi che esistono. Trovi altri percorsi simili dentro le nostre guide, dove smontiamo un pezzo alla volta le impostazioni che nessuno apre mai.
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